A partire dalle ultime normative, la conservazione dei libri, registri contabili e documentazione tributaria può avvenire sia su supporto cartaceo tradizionale che in modalità elettronica, seguendo le disposizioni del DM 17.6.2014.
Le fatture elettroniche devono essere conservate in formato elettronico, mentre quelle cartacee possono essere digitalizzate e archiviate elettronicamente. I registri contabili meccanografici devono essere trascritti su carta entro tre mesi dalla presentazione delle dichiarazioni annuali.
I registri contabili tenuti con sistemi elettronici sono considerati regolari se aggiornati e stampati su richiesta durante le ispezioni. La conservazione elettronica deve garantire l’immodificabilità, l’integrità, l’autenticità e la leggibilità dei documenti.
Chi non conserva o tiene i registri secondo le normative è soggetto a sanzioni amministrative che vanno da 1.000 a 8.000 euro. L’imposta di bollo è dovuta per la tenuta dei repertori e dei libri contabili, con il pagamento che avviene tramite intermediario o modello F24 entro 120 giorni dalla chiusura dell’esercizio.
È importante rispettare questi termini e modalità per evitare sanzioni e garantire la regolarità della propria contabilità.